Facility Management

Facility Management: alle gebouwgebonden diensten efficiënt coördineren

Facility Management (FM) omvat het beheren en coördineren van alle diensten die nodig zijn voor de goede werking van een gebouw of een vastgoedportefeuille. Het omvat zowel technische diensten (Hard Services) als diensten voor gebouwgebruikers (Soft Services) om de continuïteit van de dienstverlening, de kwaliteit van de service en de tevredenheid van klanten te garanderen.

Facility Management-bedrijven coördineren dagelijks talrijke medewerkers en onderaannemers. Zij beheren tegelijkertijd contracten voor multitechnisch onderhoud, schoonmaakdiensten, groenonderhoud, receptiediensten, beveiliging, afvalbeheer, kleine technische werkzaamheden en diverse diensten voor gebouwgebruikers. Door deze grote verscheidenheid aan activiteiten is een efficiënte organisatie essentieel.

Elke klant beschikt over eigen gebouwen, contracten, service level agreements (SLA's), interventieprocedures, rapporteringsvereisten en prestatie-indicatoren. Facility Managers en operationele verantwoordelijken moeten voortdurend een totaaloverzicht behouden om onderhoud en interventies tijdig te plannen, contractuele afspraken op te volgen en snel in te spelen op onverwachte situaties.

Wanneer informatie verspreid staat over verschillende softwarepakketten, Excel-bestanden, e-mails en papieren documenten, wordt de coördinatie al snel complex. De kans op fouten neemt toe, de communicatie tussen terreinmedewerkers, binnendienst, onderaannemers en klanten wordt omslachtiger en het globale beheer verliest aan efficiëntie.

Simpleter werd ontwikkeld door en voor dienstverlenende bedrijven en centraliseert al uw activiteiten in één geïntegreerde ERP-oplossing. Planning, contracten, klanten, locaties, installaties, onderaannemers, leveranciers, interventies, interventieverslagen, offertes, facturatie, het klantenportaal en dashboards worden samengebracht in één platform, zodat u uw Facility Management-activiteiten efficiënter kunt organiseren en beheren.

In uw sector moet u:

• Meerdere vakgebieden en interventieteams efficiënt coördineren
• Multisitecontracten beheren met duidelijke service level agreements (SLA's)
• Interne interventies én opdrachten voor onderaannemers efficiënt plannen
• Alle informatie over gebouwen, locaties en installaties centraliseren
• Een volledige traceerbaarheid van alle uitgevoerde prestaties garanderen
• Snel reageren op dringende aanvragen van gebouwgebruikers of klanten
• Betrouwbare rapporteringen en prestatie-indicatoren (KPI's) opstellen
• De exploitatiekosten beheersen en tegelijk de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren.

Simpleter, de digitale partner voor Facility Management-bedrijven

Simpleter werd ontwikkeld om te voldoen aan de behoeften van bedrijven die gelijktijdig meerdere diensten, teams en locaties beheren.

Dankzij één centrale databank met al uw klanten, gebouwen, installaties, contracten en medewerkers beschikt u steeds over een volledig overzicht van uw activiteiten. Uw operationele verantwoordelijken beheren alle prestaties vanuit één intelligente planning, terwijl terreinmedewerkers en onderaannemers rechtstreeks via de mobiele applicatie toegang hebben tot alle noodzakelijke informatie.

Alle gegevens worden gecentraliseerd: uitgevoerde interventies, interventieverslagen, foto's, wettelijke documenten, offertes, bestellingen, facturen, prestatie-indicatoren (KPI's) en de volledige historiek van elke locatie. Zo verbetert u de samenwerking tussen de binnendienst, de terreinploegen, uw partners en uw klanten.

Intelligente interventieplanning

Plan al uw technische en multiserviceprestaties vanuit één centrale planning. Visualiseer de werkbelasting per medewerker, team, klant of locatie, optimaliseer uw routes en speel eenvoudig in op dringende interventies.

CRM en contractbeheer

Centraliseer al uw klanten, contactpersonen, gebouwen, contracten, interventie- en facturatievoorwaarden, SLA's en historiek. Zo beschikt elke operationele verantwoordelijke onmiddellijk over alle informatie die nodig is om zijn of haar activiteiten efficiënt te beheren.

Mobiele app voor uw terreinmedewerkers

Uw techniekers en medewerkers beschikken altijd over hun planning, alle informatie over de locatie, procedures, foto's, documenten en controlelijsten. Ze kunnen interventieverslagen invullen, foto's toevoegen, een digitale handtekening van de klant registreren of een incident melden, rechtstreeks vanaf hun smartphone.

Beheer van onderaannemers

Beheer al uw partners met hun tarieven en competenties, vraag eenvoudig offertes aan, wijs interventies toe en centraliseer hun interventieverslagen. Zo behoudt u een volledig overzicht van alle prestaties die binnen uw contracten worden uitgevoerd.

Offertes, bestellingen en facturatie

Stel snel professionele offertes op en zet deze zonder dubbele invoer om in interventies en vervolgens in facturen. Beheer eveneens uw leveranciersbestellingen, aankopen en de opvolging van betalingen vanuit één geïntegreerde ERP-oplossing.

Klantenportaal

Bied uw klanten een beveiligde toegang tot hun contracten, interventieverslagen, offertes, facturen, certificaten, wettelijke documenten, interventiehistoriek en serviceaanvragen. Het klantenportaal verhoogt de transparantie, verbetert de communicatie en vermindert het aantal vragen aan uw teams.

Dashboards en prestatie-indicatoren

Volg uw contracten, rendabiliteit, interventietermijnen, uitgevoerde prestaties, openstaande dossiers, KPI's en contractuele engagementen op via dashboards die in realtime worden bijgewerkt. Zo beschikt u voortdurend over de juiste informatie om uw Facility Management-activiteiten efficiënt aan te sturen.

Concrete voordelen voor uw bedrijf

Door al uw gegevens te centraliseren in één geïntegreerde ERP-oplossing, verhoogt u duurzaam de efficiëntie van uw organisatie.

Met Simpleter kunt u onder andere:

• De samenwerking tussen uw teams, onderaannemers en klanten verbeteren
• Dubbele invoer en administratieve fouten verminderen
• Uw multisite-prestaties efficiënter plannen
• De traceerbaarheid van uitgevoerde interventies versterken
• Uw contractuele service level agreements (SLA's) eenvoudiger naleven
• Uw klanten meer transparantie bieden dankzij het klantenportaal
• Beschikken over betrouwbare KPI's en dashboards om uw activiteiten aan te sturen
• De klanttevredenheid verhogen én tegelijk de rendabiliteit van uw contracten verbeteren

Waarom kiezen voor een ERP-oplossing voor Facility Management?

Een gespecialiseerde ERP-oplossing centraliseert het beheer van uw contracten, gebouwen, interventies, teams, onderaannemers en klanten in één platform. Zo verbetert u de coördinatie, verhoogt u de kwaliteit van uw dienstverlening en behoudt u een volledig overzicht van al uw activiteiten.

Is Simpleter geschikt voor zowel Hard Services als Soft Services?

Ja. Met Simpleter beheert u zowel technische diensten (Hard Services), zoals multitechnisch onderhoud, HVAC, elektriciteit en sanitair, als ondersteunende diensten (Soft Services), zoals schoonmaak, groenonderhoud, receptie, beveiliging en multiservices.

Kan ik meerdere locaties en klantencontracten beheren?

Ja. Voor elke klant kunt u meerdere gebouwen, locaties, contracten, installaties, SLA's, procedures en contactpersonen beheren, met een volledige historiek van alle uitgevoerde prestaties.

Kan ik ook mijn onderaannemers beheren in Simpleter?

Ja. U kunt uw onderaannemers registreren, hun tarieven en bevoegdheden beheren, offertes aanvragen, interventies toewijzen en hun interventieverslagen centraliseren, zodat u steeds een volledig overzicht behoudt.

Is het klantenportaal inbegrepen?

Ja. Via het beveiligde klantenportaal kunnen uw klanten hun interventies, offertes, facturen, certificaten, documenten en historiek raadplegen en eenvoudig nieuwe serviceaanvragen indienen.

Découvrez également nos autres solutions métiers

Vous exercez une activité plus spécialisée ? Découvrez également nos solutions dédiées aux entreprises de :

• Schoonmaakbranche
• Brandbeveiliging
• HVAC
• Tuinonderhoud en aanleg
• Elektriciteit
• Rolhekken
• Liftbranche
• Loodgieterij
• Multi-technisch