Geïntegreerd analytisch beheer om uw kosten en marges beter te begrijpen
Uw bedrijf...
Het beheren van uitgavenfacturen, en met name het controleren ervan, is een ondankbare taak die er vaak toe leidt dat we de controle uitstellen of betalen zonder echt te controleren.
De ervaring leert ons echter dat 20% van de facturen die we ontvangen niet conform zijn! We moeten toegeven dat het beheren van kleine factureringsgeschillen tijdrovend is en concentratie vereist. Om een factuur te controleren, moet u over veel informatie beschikken: de gedetailleerde bestelling, de controle van de levering of dienstverlening, de factuur zelf, de prijzen, geschillen over de uitvoering, is er sprake van dubbele facturering? enz.
In uw dienstverlenende bedrijf is facturering de motor van uw kasstroom. Maar tussen de op te volgen interventies, de te verwerken creditnota's, de te versturen aanmaningen en de te behandelen geschillen kan het proces al snel complex worden. Achterstallige facturen, vergeten verzendingen, gebrek aan zicht op onbetaalde facturen... allemaal punten die uw marges ondermijnen en het financieel beheer bemoeilijken.
Voor Facility Management-bedrijven (multitechnisch en multiservice onderhoud) is het beheersen van de factureringscyclus een strategische uitdaging. U hebt een eenvoudig, betrouwbaar en gecentraliseerd hulpmiddel nodig om:
- Uw kasstroom veilig te stellen
- Betalingstermijnen te verkorten
- Inkomsten in realtime te volgen
- Ongepaste aanmaningen te vermijden (met name in geval van geschillen)
- De communicatie tussen operationele, commerciële en financiële teams vlotter te laten verlopen
Precies om deze reden heeft Simpleter een specifieke module voor factuurbeheer in zijn ERP geïntegreerd.
De Simpleter-oplossing
Slimme facturering op maat van dienstverlenende bedrijven
De module ‘Factuurbeheer’ van Simpleter vereenvoudigt uw volledige factureringscyclus, van de uitgifte tot de inning, en bespaart u kostbare tijd. Simpleter toont u op één pagina alle gegevens die u nodig hebt voor controle. Dankzij een duidelijke interface en in de praktijk beproefde functionaliteiten werken uw teams sneller, zijn uw aanmaningen relevanter en houdt u uw cashflow onder controle.
Simpleter vergemakkelijkt de afhandeling van geschillen door een reeks standaardbrieven of e-mails te presenteren die u zelf kunt opstellen. Geen tijdrovend tekstschrijven meer, slechts een paar muisklikken om de leverancier of onderaannemer op de hoogte te stellen van een geschil, uw verwachting van een kredietnota en het blokkeren van de betaling van een factuur.
Alle facturen worden bijgehouden, u vergeet niets en u beschikt over een nauwkeurige historiek.
Simpleter waarschuwt u voor deadlines en geeft u prioriteiten.
Exclusieve features die het verschil maken
Automatische waarschuwing op de startpagina
Zodra u inlogt, geeft Simpleter u onmiddellijk het aantal vervallen onbetaalde facturen weer.
Direct inzicht = snelle actie = betere controle over uw kasstroom.
Directe toegang tot al uw facturen en kredietnota's
Met een snelkoppeling kunt u met één klik alle facturen en kredietnota's terugvinden, filterbaar op klant, status, periode, dienst, enz. Een echte tijdwinst voor uw administratieve teams.
Automatische aanmaningen voor onbetaalde facturen
Simpleter automatiseert uw aanmaningen met:
- Een vooraf ingestelde standaardtekst
- Een automatisch berekend totaalbedrag van de vervallen facturen
- Een overzichtelijke pdf met de details van de betreffende facturen
U professionaliseert uw aanmaningen en verkort de betalingstermijnen aanzienlijk.
Opvolging van gedeeltelijke of volledige betalingen
Elke betaling wordt nauwkeurig geregistreerd, waardoor een duidelijke en betrouwbare opvolging mogelijk is van het resterende bedrag per factuur, per klant of per portefeuille. Geen fouten en benaderingen meer.
De onmisbare (en gekopieerde...) functie: intelligent beheer van geschillen
Simpleter geeft een driehoekje “geschil” weer op de betreffende facturen, vergezeld van:
- Een reden voor het geschil
- Een historiek van de opvolging
- Een knop “geschil oplossen” om de afsluiting te bevestigen zodra er overeenstemming is bereikt
En vooral:
Facturen waarover een geschil loopt, worden automatisch uitgesloten van aanmaningen voor onbetaalde facturen.
Zo voorkomt u dat een gevoelige situatie escaleert en behoudt u de klantrelatie.
Samengevat: waarom Simpleter het ideale alles-in-één ERP-systeem is voor dienstverlenende bedrijven, zelfs voor facturering:
- Direct inzicht in uw kasstroom
- Relevantere en snellere aanmaningen
- Volledige opvolging van betalingen
- Een op de markt uniek geschillenbeheer
- Een interface die is ontworpen voor beroepen in het veld (FM: multitechnisch onderhoud, multiservices)
Simpleter beheert niet alleen uw facturen: het beveiligt uw inkomsten en verbetert uw financiële prestaties op duurzame wijze. En natuurlijk voldoet het aan de eisen van de elektronische facturering, want Simpleter kan facturen versturen en ontvangen in het UBL standaardformaat!
