Facility Management

Le Facility Management : coordonner tous les services d'un bâtiment avec efficacité

Le Facility Management (FM) consiste à piloter l'ensemble des prestations nécessaires au bon fonctionnement d'un bâtiment ou d'un patrimoine immobilier. Il englobe aussi bien les services techniques (Hard services) que les services aux occupants (Soft services) afin de garantir la continuité d'exploitation, la qualité de service et la satisfaction des clients.

Les entreprises de Facility Management coordonnent quotidiennement de nombreux intervenants, qu'ils soient salariés ou sous-traitants. Elles doivent gérer simultanément des contrats de maintenance multitechnique, des prestations de propreté, d'espaces verts, d'accueil, de sécurité, de gestion des déchets, de petits travaux ou encore de services aux occupants. Cette diversité des métiers rend l'organisation particulièrement exigeante.

Chaque client possède ses propres bâtiments, ses contrats, ses niveaux de service (SLA), ses procédures d'intervention, ses exigences de reporting et ses indicateurs de performance. Les responsables d'exploitation doivent disposer d'une vision globale de leurs opérations afin d'anticiper les échéances, planifier les interventions, suivre les engagements contractuels et réagir rapidement en cas d'imprévu.

Lorsque les informations sont réparties entre plusieurs logiciels, fichiers Excel, mails et documents papier, la coordination devient complexe. Les risques d'erreurs augmentent, les échanges entre le terrain, le bureau, les sous-traitants et les clients se multiplient, et le pilotage global perd en efficacité.

Conçu par et pour les entreprises de services, Simpleter centralise l'ensemble de votre activité au sein d'un ERP métier unique. Planning, contrats, clients, sites, équipements, sous-traitants, fournisseurs, interventions, comptes-rendus, devis, facturation, portail client et tableaux de bord sont réunis dans une seule plateforme afin de simplifier le pilotage de vos prestations de Facility Management.

Dans votre secteur d'activité, vous devez :

• Coordonner plusieurs métiers et plusieurs équipes d'intervention
• Gérer des contrats multisites avec des engagements de service (SLA)
• Planifier efficacement les interventions internes et celles des sous-traitants
• Centraliser les informations de chaque bâtiment et de chaque équipement
• Garantir la traçabilité complète des prestations réalisées
• Réagir rapidement aux demandes urgentes des occupants ou des clients
• Produire des reportings fiables et des indicateurs de performance
• Maîtriser les coûts d'exploitation tout en améliorant la qualité de service

Simpleter, l'allié digital des professionnels du Facility Management

Simpleter a été conçu pour répondre aux besoins des entreprises qui pilotent plusieurs prestations, plusieurs équipes et plusieurs sites simultanément.

Grâce à un référentiel unique regroupant vos clients, bâtiments, équipements, contrats et intervenants, vous disposez d'une vision complète de vos opérations. Vos responsables d'exploitation pilotent l'ensemble des prestations depuis un planning intelligent, tandis que les équipes terrain et les sous-traitants accèdent aux informations nécessaires directement sur leur application mobile.

L'ensemble des données est centralisé : interventions réalisées, comptes-rendus, photos, documents réglementaires, devis, commandes, factures, indicateurs de performance et historique des sites. Vous améliorez ainsi la coordination entre le bureau, le terrain, vos partenaires et vos clients.

Planning intelligent des interventions

Planifiez l'ensemble de vos prestations, qu'elles soient techniques ou multiservices, sur un planning unique. Visualisez la charge de travail par intervenant, par équipe, par client ou par site, optimisez les tournées et gérez facilement les urgences.

CRM et gestion des contrats

Centralisez l'ensemble de vos clients, contacts, bâtiments, contrats, conditions d'intervention et de facturation, SLA et historiques. Chaque responsable d'exploitation dispose immédiatement de toutes les informations utiles.

Application mobile pour les équipes terrain

Vos techniciens et agents retrouvent leur planning, les informations du site, les procédures, les photos, les documents, les gammes de contrôle et peuvent compléter leurs comptes-rendus, prendre des photos, faire signer le client ou signaler un incident directement depuis leur smartphone.

Gestion des sous-traitants

Référencez vos partenaires avec leurs tarifs et compétences, demandez-leur des devis, affectez-leur des interventions et centralisez leurs comptes-rendus afin de conserver une vision globale de toutes les opérations réalisées sur vos contrats.

Devis, commandes et facturation

Établissez rapidement vos devis, transformez-les en interventions puis en factures sans ressaisie. Gérez également vos commandes fournisseurs, vos achats et le suivi des encaissements depuis un seul ERP.

Portail client

Offrez à vos clients un accès sécurisé à leurs contrats, comptes-rendus, devis, factures, certificats, documents réglementaires, historiques d'interventions et demandes de prestations. Le portail améliore la transparence et réduit les sollicitations de vos équipes.

Tableaux de bord et indicateurs

Suivez vos contrats, votre rentabilité, vos délais d'intervention, vos prestations réalisées, vos encours, vos KPI et vos engagements contractuels grâce à des tableaux de bord actualisés en temps réel.

Les bénéfices concrets pour votre entreprise

En centralisant toutes vos données dans un ERP métier unique, vous améliorez durablement la performance de votre organisation.

Avec Simpleter, vous pouvez notamment :

• Améliorer la coordination entre les équipes, les sous-traitants et les clients
• Réduire les doubles saisies et les erreurs administratives
• Planifier plus efficacement vos prestations multisites
• Renforcer la traçabilité des interventions réalisées
• Respecter plus facilement vos engagements contractuels (SLA)
• Offrir davantage de visibilité à vos clients grâce au portail web
• Disposer d'indicateurs fiables pour piloter votre activité
• Améliorer la satisfaction client tout en augmentant la rentabilité de vos contrats

Pourquoi utiliser un ERP dédié au Facility Management ?

Un ERP spécialisé permet de centraliser le pilotage de vos contrats, bâtiments, prestations, équipes, sous-traitants et clients au sein d'une seule plateforme afin d'améliorer la coordination et la qualité de service.

Simpleter convient-il aux entreprises de Hard FM et de Soft FM ?

Oui. Simpleter permet de gérer aussi bien les prestations techniques (maintenance multitechnique, CVC, électricité, plomberie...) que les prestations de services (propreté, espaces verts, accueil, multiservices...), ou une combinaison des deux.

Peut-on gérer plusieurs sites et plusieurs contrats clients ?

Oui. Chaque client peut disposer de plusieurs bâtiments, contrats, équipements, procédures, niveaux de service et interlocuteurs, avec un suivi individualisé.

Les sous-traitants peuvent-ils être intégrés dans Simpleter ?

Oui. Vous pouvez gérer votre réseau de sous-traitants, leur faire des demandes de devis, leur affecter des interventions, suivre leurs comptes-rendus et conserver une vision complète de toutes les prestations réalisées.

Le portail client est-il inclus ?

Oui. Vos clients peuvent consulter leurs interventions, devis, factures, documents, certificats, historiques et effectuer de nouvelles demandes directement depuis leur espace sécurisé.

Découvrez également nos autres solutions métiers

Vous exercez une activité plus spécialisée ? Découvrez également nos solutions dédiées aux entreprises de :

• Propreté
• Protection incendie
• CVC
• Espaces verts
• Électricité
• Rideaux Métalliques
• Ascenseurs
• Plomberie
• Multi-technique