Offertesoftware: maak eenvoudige offertes en calculatieoffertes voor al uw serviceactiviteiten
Uw bedrijf...
Een offerte is veel meer dan een commercieel document. Ze vormt de eerste indruk die u van uw bedrijf geeft en bepaalt vaak de beslissing van uw toekomstige klant.
Elke offerte heeft een directe invloed op uw imago, uw rendabiliteit en uw vermogen om opdrachten binnen te halen.
Toch worden offertes in veel servicebedrijven nog steeds opgesteld aan de hand van verschillende Excel-bestanden, oude offertes of Word-documenten die jaar na jaar opnieuw worden gebruikt.
Deze werkwijze leidt al snel tot verschillende problemen:
- lange voorbereidingstijden
- vergeten materialen of prestaties
- verschillende marges en verkoopcoëfficiënten afhankelijk van de dossierbeheerder
- fouten in de BTW-berekening of prijsberekening
- uiteenlopende lay-outs van offertes
- dubbele invoer tussen offerte, interventie en facturatie
Wanneer projecten technischer worden en bestaan uit meerdere hoofdstukken, werken, prestaties of onderaannemers, nemen deze problemen alleen maar toe en kunnen ze een directe impact hebben op uw winstgevendheid.
De Simpleter-oplossing
Met Simpleter maakt u in enkele minuten eenvoudige offertes voor onderhoud, depannages en eenmalige interventies, maar ook uitgebreide calculatieoffertes voor de meest complexe projecten.
De Offerte-module is volledig geïntegreerd in uw ERP-oplossing en centraliseert uw calculatieregels, automatiseert uw prijsberekeningen en zet goedgekeurde offertes zonder dubbele invoer om in interventies en facturen.
Ontwikkeld voor Facility Management-bedrijven (soft services en hard services) past Simpleter zich zowel aan een eenvoudige interventie als aan grote projecten met meerdere fasen of werken aan. Uw calculatiebibliotheek, kostprijzen en verkoopcoëfficiënten blijven centraal beheerd, terwijl ze indien nodig per klant kunnen worden aangepast.
Simpleter beschikt over een krachtige calculatiemotor, volledig geïntegreerd in uw ERP, waardoor uw volledige prijsbeleid consistent blijft.
Twee calculatiemethodes voor al uw werkzaamheden
Afhankelijk van uw activiteit biedt Simpleter twee manieren om offertes op te stellen.
Eenvoudige offertes
Ideaal voor onderhoud, storingen, herstellingen en eenmalige werkzaamheden.
Stel uw offerte volledig vrij samen met:
- arbeidsuren
- verplaatsingsforfaits
- materialen uit uw artikel- en leveranciersdatabank of vrije invoer, inclusief verkoopcoëfficiënten
- onderaannemingsprestaties vanuit uw leveranciersbestand, eveneens met verkoopcoëfficiënten
- commerciële kortingen
- ondersteuning voor meerdere btw-tarieven
Zo maakt u in slechts enkele klikken een duidelijke, professionele offerte die onmiddellijk naar uw klant kan worden verstuurd.
Calculatieoffertes
Voor grotere of technisch complexere projecten maakt Simpleter gestructureerde calculatieoffertes.
Elke offerte kan worden opgebouwd uit:
- hoofdstukken
- subhoofdstukken
- werken uit uw calculatiebibliotheek
- meerdere BTW-tarieven
- kortingen
Deze structuur maakt het mogelijk om projecten snel en uniform te begroten, of het nu gaat om glazen wassen of een glasvezelproject met meerdere fasen.
Een volledig personaliseerbare bibliotheek van standaard werkzaamheden
Waarom telkens opnieuw dezelfde offertes opbouwen?
Simpleter beschikt over een volledig aanpasbare bibliotheek van standaardwerkzaamheden waarin u uw meest voorkomende werkzaamheden bewaart en hergebruikt.
Elk project kan gedetailleerd worden:
- uit te voeren prestaties
- benodigde materialen en gereedschappen
- arbeidsuren
- forfaitaire bedragen
- benodigde middelen
Zo wint u tijd en zorgt u tegelijk voor uniforme commerciële offertes.
Standaardiseer uw prijsbeleid
Een van de grootste risico's binnen een servicebedrijf is dat verschillende medewerkers verschillende berekeningsmethodes toepassen.
Simpleter centraliseert uw volledige prijsbeleid.
U definieert slechts één keer:
- verkoopcoëfficiënten voor materialen
- verkoopcoëfficiënten voor onderaanneming
- algemene kosten
- kostprijzen per functie (technieker, ploegleider, operationeel verantwoordelijke enz.)
- bijbehorende verkoopprijzen (maar aanpasbaar per klant)
Deze parameters worden op bedrijfsniveau vastgelegd en automatisch toegepast bij het opstellen van nieuwe offertes.
Indien nodig kunnen ze per klant worden aangepast om rekening te houden met raamcontracten, onderhandelde tarieven of specifieke commerciële afspraken. Simpleter ondersteunt bovendien ook klantspecifieke prijslijsten (eenheidsprijslijsten).
Zo behoudt u volledige controle over uw marges zonder aan commerciële flexibiliteit in te boeten.
Presenteer uw offertes zoals uw klant dat wenst
Niet iedere klant verwacht dezelfde mate van detail.
Met Simpleter bepaalt u volledig zelf hoe uw offerte eruitziet.
U kunt kiezen voor:
- uitsluitend een totaalprijs
- een gedetailleerde prijs inclusief materialen (met of zonder eenheidsprijzen)
- prijzen per hoofdstuk
- prijzen per werk
- een volledig detail per lijn
Zo sluit iedere offerte perfect aan bij de verwachtingen van uw klant zonder uw interne calculatiemethode te wijzigen.
Van offerte naar interventie... en vervolgens naar factuur
Na goedkeuring wordt een offerte zonder dubbele invoer automatisch omgezet in:
- een bestelling
- een interventie
- een factuur
Alle gegevens blijven gecentraliseerd binnen één en dezelfde ERP-oplossing.
Offertesoftware ontwikkeld voor servicebedrijven
Simpleter ondersteunt bedrijven actief in: schoonmaak, technisch onderhoud, Facility Management, HVAC, brandbeveiliging, elektrotechniek, liften, tuinonderhoud, loodgieterij en tal van andere dienstensectoren.
Ons doel is eenvoudig: u helpen sneller, nauwkeuriger en professioneler offertes op te stellen, volledig afgestemd op de verwachtingen van uw klanten, terwijl alle processen, van verkoop en uitvoering tot facturatie naadloos op elkaar aansluiten.
