U besteedt veel tijd aan het optimaliseren van uw routes. De interventies worden verdeeld, het aantal kilometers wordt beperkt en de tijdschema’s worden zo nauwkeurig mogelijk berekend.

En toch loopt de planning al aan het begin van de dag in het honderd.

Waarom? Omdat een goed berekende route bij schoonmaakbedrijven en ondernemingen actief in facility management, multiservices en multitechnisch onderhoud geen garantie biedt op een succesvol uitgevoerde interventie.

Een geoptimaliseerde planning is niet altijd uitvoerbaar

Optimalisatietools kunnen een route berekenen op basis van afstanden, tijdsduur en tijdvensters.

Maar de operationele realiteit hangt af van veel meer informatie:

• Is de medewerker op de hoogte gebracht van een wijziging?

• Weet de klant hoe laat de medewerker langskomt?

• Zijn de benodigde materialen of onderdelen beschikbaar?

• Beschikt de technicus over de juiste competenties of kwalificaties?

• Zijn de instructies voor de locatie beschikbaar?

• Is de juiste onderhoudschecklist aan de juiste werkbon gekoppeld?

• Is de historiek van eerdere interventies op het terrein beschikbaar?

Als ook maar één van deze gegevens ontbreekt, kan een theoretisch perfecte route in de praktijk onuitvoerbaar worden.

De ‘kleine details’ die een hele werkdag in de war sturen

Neem een eenvoudig voorbeeld: een interventie wordt in de planning verplaatst, maar de technicus wordt niet tijdig geïnformeerd.

Op de locatie wacht men tevergeefs. De operationeel verantwoordelijke moet de medewerker bellen, de klant op de hoogte brengen en de volgende interventies opnieuw inplannen. Zo werkt de vertraging door in de volledige route.

Hetzelfde gebeurt wanneer een technicus zonder het juiste onderdeel aankomt, wanneer een verplichte kwalificatie niet werd gecontroleerd of wanneer de informatie over de laatste interventie onvindbaar is.

Afzonderlijk lijken deze incidenten misschien onbelangrijk. Maar wanneer ze zich elke week herhalen, leiden ze tot:

• dringende herplanningen

• een toename van het aantal telefoontjes en berichten

• extra administratief werk

• frustratie bij de buitendienstmedewerkers

• een daling van de klanttevredenheid

• uitgestelde of onvolledig uitgevoerde interventies

• lagere marges op contracten

Een planning die op papier perfect is, maar in de praktijk voortdurend onder druk staat, kan uiteindelijk meer kosten dan ze oplevert.

Optimalisatie moet rekening houden met de operationele realiteit

Een route optimaliseren betekent dus meer dan alleen de kortste weg bepalen.

• De planning moet ook worden gekoppeld aan alle gegevens die nodig zijn om elke interventie correct uit te voeren:
• beschikbaarheid en competenties van de teams
• contracten en afspraken met klanten
• specifieke instructies voor elke locatie
• voorraden, materialen en reserveonderdelen
• onderhoudschecklists
• werkbonnen
• historiek van de werkzaamheden
• informatie die aan de medewerkers en klanten wordt doorgegeven

Het is deze continue informatiestroom die de planning echt betrouwbaar maakt

Van theoretische optimalisatie naar operationele aansturing

Veel tools beperken zich tot het berekenen van de route. Simpleter gaat verder en brengt de planning, teams, contracten, interventies en informatie van het terrein samen in één branchespecifieke ERP-oplossing.

Het doel is niet alleen om een geoptimaliseerde planning op te stellen. Het gaat erom een planning te creëren die de teams daadwerkelijk kunnen uitvoeren, ook wanneer de werkdag anders verloopt dan voorzien.

Want in de dienstensector zijn het vaak de ‘kleine details’ die de planning overeind houden en zowel de klanttevredenheid als de rentabiliteit van contracten beschermen.

Wilt u uw planningen betrouwbaarder maken en uw interventies op het terrein beter aansturen? Ontdek hoe Simpleter uw organisatie, teams en operationele gegevens met elkaar verbindt in één complete ERP-oplossing.

Veelgestelde vragen over routeoptimalisatie

Wat is routeoptimalisatie?

Routeoptimalisatie houdt in dat de verplaatsingen van buitendienstmedewerkers zo worden georganiseerd dat het aantal gereden kilometers, de reistijden en vertragingen worden beperkt. Daarbij wordt doorgaans rekening gehouden met adressen, tijdvensters, de duur van de interventies en de beschikbaarheid van de medewerkers.

Wat is het verschil tussen planning en routeoptimalisatie?

De planning bepaalt wie waar, wanneer en voor welke opdracht moet worden ingezet. Routeoptimalisatie zorgt er vervolgens voor dat deze interventies zo efficiënt mogelijk worden georganiseerd.

Een route kan geografisch perfect geoptimaliseerd zijn, maar toch onuitvoerbaar blijven wanneer geen rekening wordt gehouden met competenties, kwalificaties, contractuele verplichtingen, benodigde materialen of de specifieke instructies voor elke locatie.

Waarom loopt een geoptimaliseerde planning in de praktijk mis?

Een planning loopt vaak mis wanneer de informatie die nodig is voor de uitvoering onvolledig of verspreid is, of te laat wordt doorgegeven.

Zo kan een medewerker niet op de hoogte zijn gebracht van een wijziging, niet over het juiste onderdeel beschikken of de instructies voor de locatie niet kennen. Ook kan de vereiste competentie ontbreken of is de juiste onderhoudschecklist niet aan de juiste werkbon gekoppeld.

Met welke gegevens moet rekening worden gehouden om interventies te optimaliseren?

Een werkelijk operationele optimalisatie moet onder meer rekening houden met:

• de beschikbaarheid van de teams
• de vereiste competenties en kwalificaties
• de openingsuren en beperkingen van de locaties
• de afspraken en verplichtingen in de contracten
• de geschatte duur van de interventies
• de benodigde materialen, voorraden en onderdelen
• de onderhoudschecklists
• de historiek van de interventies
• de verplaatsingstijden
• dringende interventies en wijzigingen op het laatste moment

Hoe kunt u dringende herplanningen beperken?

Operationele informatie moet worden gecentraliseerd en rechtstreeks aan de planning worden gekoppeld. Voordat een interventie wordt toegewezen, moeten de operationeel verantwoordelijken de beschikbaarheid en competenties van de medewerker, de benodigde materialen en de beperkingen van de klant kunnen controleren.

Door wijzigingen snel aan de buitendienstmedewerkers en de betrokken locaties door te geven, kunnen ook onnodige telefoontjes, verplaatsingen en opeenvolgende vertragingen worden beperkt.

Welke voordelen biedt een branchespecifiek ERP voor het beheer van routes?

Een branchespecifiek ERP koppelt de planning aan de andere bedrijfsgegevens: teams, contracten, klanten, locaties, interventies, voorraden, onderhoudschecklists, historiek en facturatie.

Deze continue informatiestroom maakt het mogelijk om betrouwbaardere planningen op te stellen, onverwachte situaties beter te beheren en de rentabiliteit van dienstencontracten op te volgen.

Voor welke bedrijven is routeoptimalisatie nuttig?

Routeoptimalisatie is vooral relevant voor bedrijven die terugkerende diensten of interventies op meerdere locaties organiseren: schoonmaakbedrijven, facilitymanagementbedrijven, multiservicebedrijven en specialisten in multitechnisch onderhoud.

Voor deze bedrijven gaat het niet alleen om het beperken van het aantal kilometers, maar ook om het nakomen van klantafspraken, het betrouwbaarder maken van interventies en het beschermen van de marges.