Klantportaal: waarom dit de nieuwe norm is geworden voor succesvolle dienstverlenende bedrijven

Lange tijd was het beheer van dienstverlening gebaseerd op een eenvoudige regel: als de klant belt, is er een probleem.

Tegenwoordig is dit model achterhaald.

Succesvolle bedrijven op het gebied van schoonmaak, multitechnisch onderhoud of facility management zijn overgestapt op een andere logica: transparantie, autonomie voor de klant en realtime beheer.

En dat is gebaseerd op één essentieel element: het webportaal voor klanten

Het probleem van de marktpartijen

Laten we duidelijk zijn:

Veel dienstverleners hebben geen klantenportaal en als het er al is, is het vaak:

• Beperkt tot enkele documenten
• Niet gekoppeld aan de praktijk
• Niet gebruikt door klanten

Resultaat:

• Onophoudelijke inkomende telefoontjes
• Ongestructureerde verzoeken
• Tijdverlies aan de operationele kant
• Frustratie bij de klant

Het Simpleter-klantenportaal: een dashboard, geen etalage

Bij Simpleter is het klantenportaal geen ‘extraatje’. Het is een echt operationeel controlecentrum dat in realtime is gekoppeld aan de activiteiten in het veld.

Op de startpagina van het portaal is de informatie onderverdeeld in drie belangrijke blokken:

• Waarschuwingen & werk in uitvoering
• Navigatie
• Reportages

Résultaat: de klant ziet meteen wat belangrijk is.

Wat uw klanten daadwerkelijk kunnen doen:

Alle taken in realtime volgen

Elke opdracht is zichtbaar met de bijbehorende status:

In behandeling

• Offerte op te stellen of goed te keuren
• Te plannen
• Gepland
• Uitgevoerd
• Gefactureerd
• Betaald

En dat alles zonder te bellen.

Alle taken worden bijgehouden per locatie, per dienst en per urgentieniveau

Offertes met één klik goedkeuren (of afwijzen)

Geen eindeloze discussies meer, de klant kan:

• Offertes bekijken
• Goedkeuren / afwijzen
• Een opmerking achterlaten

rechtstreeks in het portaal

Zelfstandig een serviceaanvraag indienen

Een probleem op een locatie? De klant kan:

• Een nieuwe aanvraag indienen via zijn webportaal
• De urgentie aangeven
• Foto’s toevoegen

Zonder e-mail, zonder telefoontje, zonder gedoe, want de aanvraag verschijnt direct in de ‘Binnengekomen items’ op uw Simpleter-startpagina.

Extra voordeel: als er voor de betreffende locatie een vaste technicus is ingesteld, verloopt de planning automatisch

Toegang tot een volledig en overzichtelijk dossier

Het portaal fungeert als een echt virtueel klantendossier:

• Offertes
• Facturen
• Kredietnota’s
• Werkverslagen
• Foto’s
• Conformiteitscertificaten
• Planning preventief onderhoud

Alles is gecentraliseerd

Financiële zaken bijhouden (en betalingen versnellen)

De klant kan het volgende bekijken:

•  Ontvangen facturen
• Te betalen facturen
• Vervaldata

Met een speciale waarschuwing voor achterstallige onbetaalde facturen en de mogelijkheid om een kredietnota aan te vragen en de reden voor het geschil te vermelden.

Concrete resultaten bij onze klanten

Bedrijven die het portaal actief gebruiken, merken het volgende:

• 50% minder inkomende telefoontjes
• Een tijdwinst van 1 tot 2 uur per dag voor de operationele teams
• Minder onenigheid met klanten
• Snellere goedkeuring van offertes
• Kortere betalingstermijnen

En bovenal: een veel professioneler imago.

Waar het echt om draait: klantervaring versus dienstverlening

Tegenwoordig gaat het niet meer alleen om de kwaliteit van de uitvoering. Het gaat om het vermogen om de dienstverlening zichtbaar, traceerbaar en stuurbaar te maken

Een goede dienstverlener doet zijn werk, een uitstekende dienstverlener bewijst voortdurend dat hij het goed doet

Conclusie

Een klantportaal dat die naam waardig is, is niet langer slechts een leuke gadget, maar:

• Een hefboom voor productiviteit
• Een instrument om klanten te binden
• Een onderscheidend verkoopargument

En in een uiterst concurrerende markt is dat vaak wat het verschil maakt… nog voordat het contract wordt getekend.